1.正確使用手冊模板

所謂模板，指的是已有的特許人的手冊或某類手冊的樣式，這些參考資料可以作為編制手冊時的參考。

在實際生活中，企業(yè)有機會接觸許多的特許人手冊的模板，比如一些公之于眾的書籍、雜志、報紙、網(wǎng)頁、論文、演講、文件等。對于這些可以參考的模板式資料，企業(yè)應(yīng)堅持“消化、吸收”的原則，有選擇地利用，決不能依葫蘆畫瓢，否則會鬧出大笑話的。根據(jù)前面的講過的不同手冊、不同企業(yè)之間的手冊的“大同小異”原則，企業(yè)在借鑒模板時更注重的是借鑒其目錄和框架，具體的細節(jié)也可以借鑒，但不能純粹抄襲。

2.全面調(diào)用各種工具

因為編制手冊時需要外出調(diào)研、內(nèi)部訪談、查找資料、網(wǎng)絡(luò)搜索、實際體驗、現(xiàn)場觀察、分析研究、撰寫、設(shè)計等，所以編制人必須配備一些基本的記錄、編制、保存、設(shè)計等方面的工具。俗話說得好，“工欲善其事，必先利其器”，有了良好的工具，手冊的編制質(zhì)量就有了良好的基礎(chǔ)條件。

3.巧妙借用網(wǎng)絡(luò)資源

如今是網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)上的各種各樣的信息資源非常豐富，企業(yè)在編制手冊時一定要學會借助網(wǎng)絡(luò)資源。如果能正確、巧妙地使用網(wǎng)絡(luò)資源的話，企業(yè)手冊的編制工作可以大大節(jié)省時間、資金、人力，并提高手冊的編寫質(zhì)量，有更強的市場實戰(zhàn)性。

通常，下述方法都可以考慮：

(1)在搜索網(wǎng)站里進行相關(guān)主題的搜索，最簡單常用的搜索引擎有百度和谷歌。注意，在輸入搜索主題詞時，不要太精確，否則搜索涵蓋的范圍就會少很多。同時，要多輸入幾個相關(guān)的詞，以擴大搜索的范圍，比如為了查找特許盟主的網(wǎng)站，可以輸入的搜索詞包括“特許”、“特許經(jīng)營”、“連鎖”、“加盟”等。有時搜索出來的合格頁面會比較多，所以你一定要耐心地逐個查看，因為有可能發(fā)生的情況是，當你在第60個頁面上放棄時，很不幸，你要找卻一直沒找到的資料就恰恰在第61頁上。

(2)在特許經(jīng)營既有盟主的網(wǎng)站上尋找

這是借鑒、研究同行的大好機會。知己知彼，才能百戰(zhàn)不殆。

(3)在一些有關(guān)特許經(jīng)營的專業(yè)性網(wǎng)站上尋找資源

比如中國特許經(jīng)營第一網(wǎng)(www.texul.com)。

(4)專門的下載性資源網(wǎng)站

比如一些電子書、教程、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等下載網(wǎng)站。許多這樣的資源網(wǎng)站提供免費下載服務(wù)，有的網(wǎng)站則可能需要瀏覽者進行簡單的注冊。至于收費的資源下載網(wǎng)站，企業(yè)要謹慎行事，不能盲目地信任，因為許多收費性網(wǎng)站的內(nèi)容其實很少。

(5)競爭者或行業(yè)性網(wǎng)站

行業(yè)性網(wǎng)站比如有行業(yè)協(xié)會、行業(yè)雜志、行業(yè)報紙等的網(wǎng)站。

(6)其他網(wǎng)站資源

比如在編制崗位職責時，可以在網(wǎng)上的企業(yè)招聘里尋找，這是因為企業(yè)在招聘時，一定會把對該崗位的職責部分地描述出來。綜合研究、比較多家企業(yè)對于同一崗位的描述，你就能對自己企業(yè)的同一崗位職責有個大概的認識了。

4.合理分配圖表和文字

形式不重要，關(guān)鍵是把問題說清楚。別忘了價值工程(Value Engineering)中有句名言，“目的是主要的，手段是可以任意選擇的”。

除了特別的手冊之外(比如《SI手冊》、《VI手冊》的絕大部分內(nèi)容都是以圖為主，《單店常用表格》中都是表的形式，《加盟指南》中也應(yīng)配有相當?shù)膱D表)，一般而言，讀者面對較多的文字時，會產(chǎn)生閱讀的疲勞感，所以建議企業(yè)的手冊最好是圖表和文字都有，這樣可以有效地調(diào)節(jié)閱讀者的厭倦情緒，使手冊的內(nèi)容生動、鮮活起來。比如在講述具體的技術(shù)操作流程、商品的陳列方式、產(chǎn)品知識時，能在文字敘述的同時配以適當?shù)牟鍒D，會帶給閱讀者更大的方便和輕松。

另外，如果圖表和文字在把問題說清楚方面的效果基本沒有差別，那么建議更多地使用圖表，因為圖表更直觀，更容易讓人記住。

5.清晰區(qū)分手冊的不同版本

因為手冊的數(shù)量多，每本手冊又在不斷地修改之中，所以做好手冊的文檔管理是很重要的。其中，最關(guān)鍵的就是區(qū)分不同手冊的不同版本，以便在需要時可以快速、準確地找到不同時期或階段的手冊版本。

區(qū)分手冊的不同版本的方法有很多，下列幾種常用的方法都可以作為參考：

①在手冊的封面邊角上打上標記：比如以符號“××—××—××—××—”來表示，其中：

②直接在手冊的名稱后面或封面邊角上加個后綴，比如年月日(如050703表示2005年7月3日完稿的那個版本)、版本號(如08代表第8稿，一般用兩位阿拉伯數(shù)字表示)。這個方法在管理電子文件時特別方便和有效。

③對于紙面文件的管理，可以為每本手冊準備一個專門的文件夾、文件盒或文件柜，把手冊分門別類地存放好，并把版本號貼在手冊的封面或書脊上的顯眼處。

④在電腦上的文檔管理可以采用更方便、更科學的方法。比如為全部手冊建立一個文件夾，然后再為每本手冊建立一個專門的次級文件夾，日后所有關(guān)于每本手冊的修改版本都存放到各自對應(yīng)的文件夾里，并按時間順利排列?；蛘?，在每個次級文件夾里再建立一個“舊版本”文件夾，除了最新版本之外的所有版本都存放到這個“舊版本”文件夾里，只留最新版本的手冊在次級文件夾里。

手冊的編制人和修改人都必須時刻謹記的是，無論手冊編制或修改到什么時候，每次對手冊有改變時，都不要忘了隨手更改手冊的版本號，不然在以后的查找和使用中就會一團糟。

同時，還應(yīng)建立一個專門的手冊版本管理文件，該文件上應(yīng)隨時反應(yīng)每本手冊的所有版本信息，這樣就可以清楚地掌握手冊的總共版本數(shù)和最新版本序號了。